JLL: Jak wspólna przebudowa biura zadziałała na naszą korzyść po pandemii COVID

Data opublikowania: październik 13, 2020

Komentarz wydawcy: Kimarie Ankenbrand jest dyrektorem zarządzającym Działu Reprezentacji Najemcy i kierownikiem biura JLL Raleigh.

ŹRÓDŁO: JLL 

RALEIGH — Elastyczność. Efektywność. Funkcjonować. Zamiar. Ponowne wyobrażenie. Kultura. Współpraca. Innowacja. Zrównoważony rozwój. Dobra kondycja. Przyszłościowe.

Są to koncepcje, które firmy i ich kierownictwo chcą zaszczepić w świecie post-COVID.

Były to także koncepcje, które dwa lata temu były najważniejsze dla zespołu JLL Raleigh-Durham. W 2018 roku JLL podpisała umowę najmu większej przestrzeni sprzyjającej współpracy, pełnej stref wypoczynkowych, sal konferencyjnych i elastycznych opcji siedzenia.

Po miesiącach rozbudów w końcu przeprowadziliśmy się do nowego biura na początku 2020 roku. Potem wybuchła pandemia.

Dlatego wysłaliśmy naszych pracowników do domu, wraz z resztą świata, w dającej się przewidzieć przyszłości. Dzisiaj powoli wprowadzamy pracowników z powrotem do biur zgodnie z wytycznymi dotyczącymi dystansu społecznego i przebiega to całkiem sprawnie dzięki rozmiarowi i przyszłościowej elastyczności naszej przestrzeni.

Projekt, układ i sposób wykorzystania naszego nowego biura nie powstał przypadkowo. Wymagało to dużej dbałości o szczegóły i nieszablonowego myślenia.

Naszym celem było zakwestionowanie status quo i ponowne wyobrażenie sobie miejsca pracy jako centrum kultury, współpracy, innowacji i ostatecznie produktywności.

Planowaliśmy długoterminowo, więc musiało to być przyszłościowe. Jak dotąd, okazało się, że tak.

Chciałem podzielić się niektórymi decyzjami, które zadziałały na naszą korzyść podczas ponownego wejścia na rynek, a także spostrzeżeniami na temat tego, co firmy dokonujące przeprojektowania i ponownego wyobrażenia sobie miejsca pracy powinny wziąć pod uwagę przy opracowywaniu swojej strategii na nadejście nowej normalności.

Wykorzystanie przestrzeni, które działa dla Ciebie, a nie przeciwko Tobie:

• 30% biura zamknięte, 70% stacje robocze. Nasze nowe biuro nie jest ciężkim, otwartym biurem. Mamy dobre połączenie biur i stacji roboczych. Gdybyśmy w większym stopniu skupili się na strategii otwartego biura 80-100%, która cieszyła się popularnością przed pandemią, przywrócenie ludzi zgodnie z wytycznymi dotyczącymi dystansu społecznego byłoby trudne.
• Miejsce na rozwój. Wynajęliśmy więcej powierzchni, niż potrzebowaliśmy w tamtym czasie i zabudowaliśmy ją z myślą o przyszłym rozwoju. Pozwoliło nam to rozmieścić ludzi w różnych miejscach, zamiast umieszczać ich tuż obok siebie, gdy wprowadzamy ich z powrotem.
• Strefy wypoczynkowe z zamkniętymi drzwiami. Podczas budowy bardzo myśleliśmy o tych przestrzeniach. Na każde 1000 stóp kwadratowych powierzchni biurowej przypada około jedna część wypoczynkowa. Obszary te świetnie się sprawdzają podczas ponownego wejścia, ponieważ ludzie mają możliwość opuszczenia stanowiska pracy i nadal przebywania w przestrzeni, w której czują się bezpiecznie.
• Komfortowe sale konferencyjne. Nasza największa sala konferencyjna może standardowo pomieścić ponad 20 osób. W tej chwili dopuszczamy tylko cztery osoby. Mimo to jest to świetna opcja w przypadku mniejszych spotkań, sesji burzy mózgów lub hybrydowych spotkań osobistych i wirtualnych. Sale konferencyjne są wyposażone w technologię umożliwiającą skuteczne prowadzenie rozmów wideo z kolegami pracującymi w domu, a także oferują wygodne udogodnienia, takie jak kanapy rozmieszczone na całym obwodzie sali. Ponownie stanowi to kolejną bezpieczną opcję wyciągnięcia pracowników z ich zwykłych miejsc.
• Przestronne chodniki. Bardzo dokładnie przemyśleliśmy zagospodarowanie przestrzeni biurowej. Nie ma zbyt wielu ślepych zaułków, więc ludzie mogą podróżować bez wpadania na innych. Mamy duże otwarte przejścia, dzięki czemu pracownicy czują się bezpiecznie. Ponadto dodatkowa przestrzeń ułatwiła utworzenie jednokierunkowych obszarów spacerowych, dzięki czemu ludzie nie mijają się w bliskiej odległości.

Tworzenie środowiska, które przypomina dom:

• Opcjonalność. Wiedzieliśmy, że ludzie chcą mieć opcjonalność w zakresie swojego miejsca pracy. Nie tylko dwie opcje, ale pięć lub sześć opcji. Nasz zespół stworzył biuro z wygodnymi miejscami do siedzenia jeszcze przed pandemią. Mamy dwie zamknięte przestrzenie dzienne, wysokie stoły, stojące biurka, pokoje telefoniczne z kanapami, użyteczne miękkie siedzenia – nawet nasza kawiarnia ma trzy różne opcje siedzenia. Ludzie lubią pracować w domu, ponieważ mogą pracować gdziekolwiek: na stole w kuchni, w biurze, na kanapie lub w łóżku. Częścią zachęcania pracowników do powrotu do pracy jest upewnienie się, że mają tyle samo, jeśli nie więcej możliwości wykorzystania swojego miejsca pracy, jak w domu.
• Dekoracje. Poza opcjonalnością, urządziliśmy także nasze biuro z myślą o „domu”. Projektant wnętrz mieszkalnych pomógł nam w naszej sztuce, abyśmy mogli stworzyć środowisko przypominające dom, ale nie korporacyjne. Nasi pracownicy współpracowali przy wyborze każdego dzieła sztuki w oparciu o jedno pytanie: „umieściłbyś to w swoim domu?” Wybierając elementy wystroju naszej przestrzeni biurowej, nigdy nie rezygnujemy z funkcji przypominających dom. Na przykład, gdy trzeba było obciąć budżet, zdecydowaliśmy się zachować elementy przypominające dom, takie jak ściana z mchu w kawiarni i geometryczne drewniane panele za recepcją. Stworzyło to środowisko, do którego ludzie chcą wstać z kanapy i do którego chcą wracać.
• Atmosfera. Gdybyśmy znajdowali się w naszej starej siedzibie, gdy pandemia wstrząsnęła światem, musielibyśmy mieć z powrotem jedną czwartą pracowników, tak jak obecnie. Wolałbym pracować w domu, niż pracować w przestrzeni, która nie była zachęcająca; przestrzeń, która była przestarzała i korporacyjna. Krajacz ciastek. Brak osobowości. Oszukujemy się, jeśli sądzimy, że nasi ludzie będą zadowoleni z powrotu do biur z rzędami kabin, złym oświetleniem i brakiem osobowości.
• Energia. To, że jesteś produktywny w domu, nie oznacza, że jesteś zainspirowany, szczęśliwy i zaangażowany. Przebywanie w przestrzeni, która została dosłownie zaprojektowana tak, aby dawać ludziom energię, stworzy bardziej produktywne środowisko i pobudzi współpracę. Wszystko to razem buduje lojalność pracowników. Sprawia, że Twoi ludzie chcą pracować ciężej. W domu nie uzyskasz takiej energii.

Możesz zapewnić najbezpieczniejszą i najczystszą przestrzeń biurową w kraju, a Twoi ludzie nadal będą bać się powrotu do pracy, gdy to wszystko będzie już za nami. Musimy podjąć kroki, aby pracownicy byli w pracy równie szczęśliwi, jak zdrowi. Wykorzystanie przestrzeni i układ to kluczowe czynniki gwarantujące bezpieczeństwo i wygodę biura dla pracowników, ale to także mniejsze, przypominające dom szczegóły, takie jak wystrój i opcjonalność, które w rzeczywistości zachęcą Twoich pracowników do powrotu, niezależnie od tego, czy za 1 czy 5 dni tydzień.

Oryginalne źródło artykułu: WRALTechWire