JLL : Comment une refonte collaborative du bureau a fonctionné en notre faveur après la COVID

13 octobre 2020

Note de l'éditeur : Kimarie Ankenbrand est directrice générale de la représentation des locataires et responsable du bureau JLL Raleigh.

SOURCE : JLL

RALEIGH - La flexibilité. Efficacité. Fonction. But. Réimagination. Culture. Collaboration. Innovation. Durabilité. Bien-être. À l’épreuve du temps.

Ce sont autant de concepts que les entreprises et leurs dirigeants cherchent à inculquer pour avancer dans un monde post-COVID.

C'étaient également des concepts qui figuraient en tête de liste pour l'équipe JLL Raleigh-Durham il y a deux ans. En 2018, JLL a signé un bail pour un espace plus grand et plus collaboratif, doté de salons, de salles de réunion et d'options de sièges flexibles.

Après des mois de travaux, nous avons finalement emménagé dans les nouveaux bureaux début 2020. Puis la pandémie a frappé.

Nous avons donc renvoyé nos employés chez eux, ainsi que le reste du monde dans un avenir prévisible. Aujourd'hui, nous réintégrons progressivement les employés au bureau dans le respect des directives de distanciation sociale et cela se déroule de manière assez fluide grâce à la taille et à la flexibilité avant-gardiste de notre espace.

La conception, l'aménagement et l'utilisation de notre nouveau bureau ne sont pas le fruit du hasard. Cela nécessitait une attention particulière aux détails et une réflexion originale.

Notre objectif était de remettre en question le statu quo et de réimaginer le lieu de travail en tant que centre de culture, de collaboration, d'innovation et, à terme, de productivité.

Nous avions planifié sur le long terme, il fallait donc que ce soit à l’épreuve du temps. Jusqu’à présent, cela s’est avéré être le cas.

Je voulais partager certaines des décisions qui ont joué en notre faveur lors de la rentrée, ainsi que quelques idées sur ce que les entreprises qui repensent et réinventent leur lieu de travail devraient prendre en compte lors de l'élaboration de leur stratégie pour la prochaine normalité.

Une utilisation de l'espace qui fonctionne pour vous, pas contre vous :

30% bureaux fermés, 70% postes de travail. Notre nouveau bureau n’est pas un bureau lourd et ouvert. Nous avons une bonne mixité entre bureaux et postes de travail. Si nous nous étions davantage orientés vers la stratégie de bureaux ouverts 80-100% qui était en vogue avant la COVID, il serait difficile de ramener les gens selon les directives de distanciation sociale.
Possibilité de croissance. Nous avons loué plus d’espace que ce dont nous avions besoin à l’époque et l’avons construit en pensant à la croissance future. Cela nous a permis de répartir les gens au lieu de les mettre en sandwich les uns à côté des autres lorsque nous les ramenons.
Coins salons à portes fermées. Nous avons été très attentifs à ces espaces lors de notre construction. Nous disposons d’environ un coin salon pour 1 000 pieds carrés d’espace de bureau. Ces zones ont été formidables lors de la rentrée, car les gens ont la possibilité de quitter leur poste de travail tout en restant dans un espace dans lequel ils se sentent en sécurité.
Salles de conférence confortables. Notre plus grande salle de conférence peut normalement accueillir plus de 20 personnes. Pour l'instant, nous n'autorisons que quatre personnes maximum. Néanmoins, il s'agit d'une excellente option pour les petites réunions, les séances de brainstorming ou les réunions hybrides en personne et virtuelles. Les salles de conférence disposent de la technologie nécessaire pour discuter efficacement en vidéo avec des collègues travaillant à domicile et offrent également des équipements confortables comme des canapés autour du périmètre de la salle. Encore une fois, cela offre une autre option sûre pour faire sortir les employés de leur siège habituel.
Passerelles spacieuses. Nous avons été très attentifs à la fluidité de nos bureaux. Il n'y a pas beaucoup de zones sans issue, donc les gens peuvent se déplacer sans se croiser. Nous disposons de grandes passerelles ouvertes pour que les employés se sentent en sécurité. De plus, l'espace supplémentaire a permis de créer facilement des zones de marche à sens unique, afin que les gens ne se croisent pas à proximité.

Créer un environnement où l'on se sent comme à la maison :

Facultatif. Nous savions que les gens recherchent des options en ce qui concerne leur espace de travail. Pas seulement deux options, mais cinq ou six options. Notre équipe a créé un bureau avec des options de sièges confortables avant même la COVID. Nous disposons de deux salons fermés, de tables hautes, de bureaux debout, de salles de téléphone avec canapés, de sièges moelleux utilisables – même notre café propose trois options de sièges différentes. Les gens aiment travailler à domicile parce qu’ils peuvent travailler n’importe où : sur leur table de cuisine, leur bureau, leur canapé ou leur lit. Pour inciter vos employés à revenir au travail, il faut notamment veiller à ce qu'ils disposent d'autant, sinon plus, d'options pour leur espace de travail qu'ils en ont à la maison.
Décor. Outre l’optionnalité, nous avons également décoré notre bureau en pensant à la « maison ». Un architecte d'intérieur résidentiel nous a aidé avec notre art afin que nous puissions créer un environnement semblable à celui d'une maison qui ne ressemble pas à une entreprise. Nos employés ont collaboré pour choisir chaque œuvre d'art en fonction d'une seule question : « Voudriez-vous mettre cela chez vous ? » En choisissant des éléments de design pour notre espace de bureau, nous n’avons jamais sacrifié les caractéristiques de la maison. Par exemple, lorsque le budget a dû être réduit, nous avons choisi de conserver des éléments qui rappellent la maison, comme notre mur de mousse dans le café et les boiseries géométriques derrière notre bureau de réception. Cela a créé un environnement dans lequel les gens veulent quitter leur canapé et revenir.
Ambiance. Si nous avions été dans notre ancien espace lorsque la pandémie a secoué le monde, nous serions obligés de récupérer un quart des employés que nous avons actuellement. J'aurais préféré travailler à domicile plutôt que de travailler dans un espace peu accueillant ; un espace obsolète et corporatif. Un emporte-pièce. Aucune personnalité. Nous nous leurrons si nous pensons que nos employés seront heureux de retourner dans des bureaux avec des rangées de bureaux, un mauvais éclairage et aucune personnalité.
Énergie. Ce n’est pas parce que vous êtes productif à la maison que vous êtes inspiré, heureux et engagé. Être dans un espace littéralement conçu pour dynamiser ses employés créera un environnement plus productif et favorisera la collaboration. Tout cela ensemble contribue à la fidélité des employés. Cela donne envie à vos collaborateurs de travailler plus dur. Vous n’obtiendrez pas ce genre d’énergie à la maison.

Vous pourriez fournir les espaces de bureau les plus sûrs et les plus propres du pays et vos employés pourraient encore avoir peur de retourner au travail lorsque tout cela sera derrière nous. Nous devons prendre les mesures nécessaires pour garantir que les employés soient aussi heureux qu’en bonne santé au travail. L'utilisation et l'aménagement de l'espace sont des facteurs clés pour garantir que votre bureau est sûr et pratique pour vos employés, mais ce sont aussi les petits détails qui ressemblent à ceux de la maison, tels que la décoration et les options, qui inciteront réellement vos employés à revenir, que ce soit pour 1 ou 5 jours. une semaine.

Source originale de l’article : WRAL TechWire