JLL: Hur en ny design av ett kontor för samarbete fungerade till vår fördel efter COVID

Publiceringsdatum: 13 oktober 2020

Redaktörens anteckning: Kimarie Ankenbrand är verkställande direktör för Tenant Representation och JLL Raleigh Office leder.

KÄLLA: JLL 

RALEIGH - Flexibilitet. Effektivitet. Fungera. Syfte. Reimagination. Kultur. Samarbete. Innovation. Hållbarhet. Friskvård. Framtidssäker.

Dessa är alla koncept som företag och deras ledarskap vill ingjuta framåt i en post-COVID-värld.

De var också koncept som var top of mind för JLL Raleigh-Durham-teamet för två år sedan. Under 2018 tecknade JLL ett hyresavtal för ett större, mer samarbetsutrymme fullt av loungeytor, mötesrum och flexibla sittplatser.

Efter månader av utbyggnad flyttade vi äntligen in i det nya kontoret i början av 2020. Sedan slog pandemin till.

Så vi skickade hem våra anställda tillsammans med resten av världen under överskådlig framtid. Idag fasar vi långsamt tillbaka anställda tillbaka till kontoret under riktlinjer för social distansering och det fungerar ganska sömlöst tack vare storleken och framåtblickande flexibiliteten hos vårt utrymme.

Design, layout och användning av vårt nya kontor skedde inte av en slump. Det krävde tankeväckande uppmärksamhet på detaljer och out-of-the-box-tänkande.

Vårt mål var att utmana status quo och omforma arbetsplatsen som ett nav för kultur, samarbete, innovation och i slutändan produktivitet.

Vi planerade på lång sikt, så det måste vara framtidssäkert. Hittills har det visat sig vara det.

Jag ville dela med mig av några av de beslut som fungerade till vår fördel under återinträdet, samt några insikter om vad företag som omdesignar och omformar sin arbetsplats bör tänka på när de utvecklar sin strategi för nästa normala.

Utnyttjande av utrymme som fungerar för dig, inte mot dig:

• 30% stängda kontor, 70% arbetsstationer. Vårt nya kontor är inte en tung, öppen kontorsplan. Vi har en bra mix mellan kontor och arbetsstationer. Om vi hade inriktat oss mer på 80-100% open office-strategin som var trendmässigt före covid, skulle det vara svårt att få in människor tillbaka under riktlinjerna för social distansering.
• Utrymme för tillväxt. Vi hyrde ut mer utrymme än vi behövde då och byggde ut det med framtida tillväxt i åtanke. Detta har gjort det möjligt för oss att sprida ut människor istället för att ha dem inklämda bredvid varandra när vi tar in dem igen.
• Loungeområden med stängda dörrar. Vi var mycket omtänksamma om dessa utrymmen under vår utbyggnad. Vi har ungefär en loungeyta per 1 000 kvadratmeter kontorsyta. Dessa områden har varit fantastiska under återinträde eftersom människor har möjlighet att lämna sin arbetsstation och fortfarande vara i ett utrymme de känner sig trygga i.
• Bekväma konferensrum. Vårt största konferensrum rymmer normalt över 20 personer. Just nu tillåter vi bara upp till fyra personer. Ändå är det ett utmärkt alternativ för mindre möten, brainstormingsessioner eller hybridmöten personligen och virtuella. Konferensrummen har tekniken för att effektivt videochatta kollegor som arbetar hemifrån och erbjuder även bekväma bekvämligheter som soffor runt omkretsen av rummet. Återigen, detta erbjuder ett annat säkert alternativ för att få anställda från sina vanliga platser.
• Rymliga gångvägar. Vi var mycket fundersamma över flödet av våra kontorslokaler. Det finns inte många återvändsgränder så människor kan resa runt utan att stöta på andra. Vi har stora öppna gångvägar, så medarbetarna känner sig trygga. Dessutom gjorde det extra utrymmet det enkelt att skapa enkelriktade promenadområden, så att människor inte går förbi varandra i närheten.

Skapa en miljö som känns som hemma:

• Tillval. Vi visste att människor vill ha valmöjligheter när det kommer till sin arbetsplats. Inte bara två alternativ, utan fem eller sex alternativ. Vårt team skapade ett kontor med bekväma sittplatser redan före COVID. Vi har två stängda vardagsrumsutrymmen, höga bord, stående skrivbord, telefonrum med soffor, användbara mjuka sittplatser — även vårt café har tre olika sittplatser. Folk gillar att arbeta hemifrån eftersom de kan arbeta var som helst: sitt köksbord, kontor, soffa eller sin säng. En del av att uppmuntra ditt folk att komma tillbaka till jobbet är att se till att de har lika många, om inte fler alternativ för sitt arbetsområde som de har hemma.
• Dekor. Förutom valmöjligheter inredde vi också vårt kontor med "hem" i åtanke. En inredningsdesigner för bostäder hjälpte oss med vår konst så att vi kunde skapa en hemliknande miljö som inte känns gemensam. Våra anställda samarbetade för att välja ut varje konstverk utifrån en fråga: "skulle du placera den här i ditt hem?" När vi valde designelement för vårt kontor, offrade vi aldrig hemliknande funktioner. Till exempel när budgeten skulle skäras valde vi att behålla hemlika element som vår mossvägg i caféet och den geometriska träpanelen bakom vår reception. Detta har skapat en miljö som folk vill ta sig ur soffan och komma tillbaka till.
• Atmosfär. Om vi hade varit på vårt gamla utrymme när pandemin skakade världen, skulle vi vara pressade att ha en fjärdedel av de anställda tillbaka som vi gör nu. Jag hade hellre arbetat hemifrån än att arbeta i ett utrymme som inte var inbjudande; ett utrymme som var inaktuellt och gemensamt. Cookie-cutter. Ingen personlighet. Vi skojar oss själva om vi tror att vårt folk kommer att bli glada över att återvända till kontor med rader av skåp, dålig belysning och ingen personlighet.
• Energi. Bara för att du är produktiv hemma betyder det inte att du är inspirerad, glad och engagerad. Att befinna sig i ett utrymme som bokstavligen är designat för att ge sina människor energi kommer att skapa en mer produktiv miljö och driva samarbete. Allt detta tillsammans driver medarbetarnas lojalitet. Det får ditt folk att vilja arbeta hårdare. Du kommer inte att få den typen av energi hemma.

Du kan tillhandahålla det säkraste och renaste kontorsutrymmet i landet och ditt folk kan fortfarande frukta att komma tillbaka till jobbet när allt detta ligger bakom oss. Vi måste vidta åtgärder för att säkerställa att anställda är lika nöjda som de är friska när de arbetar. Utnyttjande av utrymme och layout är nyckelfaktorer för att säkerställa att ditt kontor är säkert och bekvämt för dina medarbetare, men det är också de mindre, hemliknande detaljerna som inredning och tillval som faktiskt kommer att uppmuntra dina anställda att komma tillbaka överhuvudtaget oavsett om det är 1 eller 5 dagar. en vecka.

Ursprunglig artikelkälla: WRAL TechWire