JLL: Hoe een gezamenlijk herontwerp van een kantoor in ons voordeel werkte na COVID

13 oktober 2020

Noot van de redactie: Kimarie Ankenbrand is directeur van Tenant Representation en leidt het JLL Raleigh Office.

BRON: JLL

RALEIGH — Flexibiliteit. Efficiëntie. Functie. Doel. Nieuwe verbeelding. Cultuur. Samenwerking. Innovatie. Duurzaamheid. Welzijn. Toekomstbestendig.

Dit zijn allemaal concepten die bedrijven en hun leiderschap willen bijbrengen om vooruit te komen in een post-COVID-wereld.

Het waren ook concepten die twee jaar geleden top of mind waren voor het team van JLL Raleigh-Durham. In 2018 tekende JLL een huurcontract voor een grotere, meer samenwerkingsruimte vol loungeruimtes, vergaderruimtes en flexzitmogelijkheden.

Na maanden van bouwen verhuisden we begin 2020 eindelijk naar het nieuwe kantoor. Toen sloeg de pandemie toe.

Daarom stuurden we onze medewerkers in de nabije toekomst samen met de rest van de wereld naar huis. Tegenwoordig laten we werknemers langzaam weer naar kantoor komen onder de richtlijnen voor sociale afstand, en dat verloopt vrijwel naadloos dankzij de omvang en de vooruitstrevende flexibiliteit van onze ruimte.

Het ontwerp, de indeling en de benutting van ons nieuwe kantoor zijn niet toevallig ontstaan. Het vereiste doordachte aandacht voor detail en out-of-the-box denken.

Ons doel was om de status quo uit te dagen en de werkplek opnieuw te beschouwen als een knooppunt voor cultuur, samenwerking, innovatie en uiteindelijk productiviteit.

We planden voor de lange termijn, dus het moest toekomstbestendig zijn. Tot nu toe is dat gebleken.

Ik wilde enkele van de beslissingen delen die in ons voordeel werkten tijdens de herintreding, evenals enkele inzichten in waar bedrijven die hun werkplek opnieuw inrichten en opnieuw vormgeven, rekening mee moeten houden bij het ontwikkelen van hun strategie voor het volgende normaal.

Ruimtegebruik dat voor u werkt, en niet tegen u:

30% gesloten kantoren, 70% werkstations. Ons nieuwe kantoor is geen zwaar, open kantoorplan. We hebben een goede mix tussen kantoren en werkplekken. Als we ons meer hadden gericht op de 80-100%-openkantoorstrategie die populair was vóór COVID, zou het moeilijk zijn om mensen weer onder de richtlijnen voor sociale afstand te krijgen.
Ruimte voor groei. We huurden meer ruimte dan we op dat moment nodig hadden en bouwden deze met het oog op toekomstige groei. Dit heeft ons in staat gesteld mensen te spreiden in plaats van ze vlak naast elkaar te plaatsen als we ze weer binnenbrengen.
Loungeruimtes met gesloten deuren. Tijdens de bouw hebben we goed nagedacht over deze ruimtes. We hebben ongeveer één loungeruimte per 1.000 vierkante meter kantoorruimte. Deze gebieden waren geweldig tijdens de herintreding, omdat mensen de mogelijkheid hebben om hun werkplek te verlaten en toch in een ruimte te zijn waarin ze zich veilig voelen.
Comfortabele vergaderzalen. Onze grootste conferentiezaal biedt normaal gesproken plaats aan meer dan 20 personen. Op dit moment laten we maximaal vier personen toe. Toch is het een geweldige optie voor kleinere vergaderingen, brainstormsessies of hybride persoonlijke en virtuele vergaderingen. De vergaderzalen beschikken over de technologie om effectief te videochatten met collega's die vanuit huis werken en bieden ook comfortabele voorzieningen zoals banken rondom de kamer. Nogmaals, dit biedt nog een veilige optie om werknemers uit hun reguliere stoel te halen.
Ruime looppaden. We hebben goed nagedacht over de stroom van onze kantoorruimte. Er zijn niet veel doodlopende gebieden, dus mensen kunnen rondreizen zonder anderen tegen te komen. We hebben grote open looppaden, zodat medewerkers zich veilig voelen. Bovendien maakte de extra ruimte het gemakkelijk om eenrichtingsloopgebieden te creëren, zodat mensen elkaar niet in de buurt passeren.

Een omgeving creëren die aanvoelt als thuis:

Optioneel. We wisten dat mensen keuzevrijheid willen als het om hun werkruimte gaat. Niet slechts twee opties, maar vijf of zes opties. Ons team creëerde zelfs vóór COVID een kantoor met comfortabele zitmogelijkheden. We hebben twee afgesloten woonkamerruimtes, hoge tafels, sta-bureaus, telefoonkamers met banken, bruikbare zachte zitplaatsen - zelfs ons café heeft drie verschillende zitmogelijkheden. Mensen werken graag vanuit huis omdat ze overal kunnen werken: aan de keukentafel, op kantoor, op de bank of in bed. Een deel van het stimuleren van uw mensen om weer aan het werk te gaan, is ervoor te zorgen dat ze evenveel, zo niet meer opties voor hun werkplek hebben als thuis.
Decor. Naast de keuzevrijheid hebben we ons kantoor ook ingericht met ‘thuis’ in gedachten. Een residentiële binnenhuisarchitect heeft ons geholpen met onze kunst, zodat we een huiselijke omgeving konden creëren die niet zakelijk aanvoelt. Onze medewerkers hebben samen elk kunstwerk uitgekozen op basis van één vraag: “zou jij dit in huis zetten?” Bij het kiezen van designelementen voor onze kantoorruimte hebben we nooit huiselijke kenmerken opgeofferd. Toen er bijvoorbeeld bezuinigd moest worden, kozen we ervoor om huiselijke elementen te behouden, zoals onze moswand in het café en de geometrische houten lambrisering achter onze receptiebalie. Dit heeft een omgeving gecreëerd waar mensen graag van hun bank af willen komen en naar terug willen komen.
Sfeer. Als we op onze oude locatie waren geweest toen de pandemie de wereld schokte, zouden we onder druk staan om een kwart van de werknemers terug te hebben, net als nu. Ik had liever vanuit huis gewerkt dan in een ruimte die niet uitnodigend was; een ruimte die muf en zakelijk was. Koekjessnijder. Geen persoonlijkheid. We houden onszelf voor de gek als we denken dat onze mensen blij zullen zijn als ze terugkeren naar kantoren met rijen cabines, slechte verlichting en zonder persoonlijkheid.
Energie. Het feit dat u thuis productief bent, betekent niet dat u geïnspireerd, gelukkig en betrokken bent. Als u zich in een ruimte bevindt die letterlijk is ontworpen om de mensen energie te geven, ontstaat er een productievere omgeving en wordt de samenwerking gestimuleerd. Dit alles samen stimuleert de loyaliteit van medewerkers. Het zorgt ervoor dat uw mensen harder willen werken. Zoveel energie zul je thuis niet krijgen.

U zou de veiligste en schoonste kantoorruimte van het land kunnen bieden en uw mensen zouden nog steeds bang kunnen zijn om weer aan het werk te gaan als dit allemaal achter de rug is. We moeten stappen ondernemen om ervoor te zorgen dat werknemers net zo gelukkig als gezond zijn op het werk. Het gebruik van de ruimte en de indeling zijn sleutelfactoren om ervoor te zorgen dat uw kantoor veilig en gemakkelijk is voor uw mensen, maar het zijn ook de kleinere, huiselijke details, zoals de inrichting en de mogelijkheden, die uw werknemers daadwerkelijk zullen stimuleren om terug te komen, of het nu voor 1 of 5 dagen is. een week.

Originele artikelbron: WRAL TechWire