JLL: Come una riprogettazione collaborativa dell'ufficio ha funzionato a nostro favore dopo il COVID

Data di pubblicazione: Ottobre 13, 2020

Nota dell'editore: Kimarie Ankenbrand è amministratore delegato di Tenant Representation e responsabile dell'ufficio JLL Raleigh.

FONTE: JLL 

RALEIGH — Flessibilità. Efficienza. Funzione. Scopo. Reinventazione. Cultura. Collaborazione. Innovazione. Sostenibilità. Benessere. Prova futura.

Questi sono tutti concetti che le aziende e la loro leadership stanno cercando di instillare per andare avanti in un mondo post-COVID.

Erano anche concetti che due anni fa erano al centro della mente del team JLL Raleigh-Durham. Nel 2018, JLL ha firmato un contratto di locazione per uno spazio più ampio e collaborativo, ricco di aree lounge, sale riunioni e posti a sedere flessibili.

Dopo mesi di lavori, all'inizio del 2020 ci siamo finalmente trasferiti nel nuovo ufficio. Poi è scoppiata la pandemia.

Quindi, abbiamo mandato a casa i nostri dipendenti, insieme al resto del mondo per il prossimo futuro. Oggi stiamo gradualmente riportando i dipendenti in ufficio secondo le linee guida sul distanziamento sociale e tutto sta funzionando abbastanza bene grazie alle dimensioni e alla flessibilità lungimirante del nostro spazio.

La progettazione, la disposizione e l'utilizzo del nostro nuovo ufficio non sono avvenuti per caso. Richiedeva un'attenta attenzione ai dettagli e un pensiero fuori dagli schemi.

Il nostro obiettivo era sfidare lo status quo e reimmaginare il luogo di lavoro come un centro di cultura, collaborazione, innovazione e, in definitiva, produttività.

Avevamo pianificato a lungo termine, quindi doveva essere a prova di futuro. Finora è stato dimostrato che lo è.

Volevo condividere alcune delle decisioni che hanno giocato a nostro favore durante il rientro, nonché alcuni spunti su ciò che le aziende che stanno riprogettando e reinventando il proprio posto di lavoro dovrebbero considerare quando sviluppano la loro strategia per la prossima normalità.

Utilizzo dello spazio che funziona per te, non contro di te:

• Uffici chiusi 30%, postazioni di lavoro 70%. Il nostro nuovo ufficio non è un ufficio pesante e aperto. Abbiamo un buon mix tra uffici e postazioni di lavoro. Se ci fossimo orientati maggiormente verso la strategia di open office 80-100% in voga prima del COVID, riportare le persone secondo le linee guida sul distanziamento sociale sarebbe stato difficile.
• Spazio per la crescita. Abbiamo affittato più spazio di quello di cui avevamo bisogno in quel momento e lo abbiamo costruito pensando alla crescita futura. Questo ci ha permesso di distribuire le persone invece di averle schiacciate l'una accanto all'altra mentre le riportiamo dentro.
• Aree lounge a porte chiuse. Abbiamo prestato molta attenzione a questi spazi durante la nostra costruzione. Abbiamo circa un'area lounge ogni 1.000 piedi quadrati di spazio ufficio. Queste aree si sono rivelate eccezionali durante il rientro perché le persone hanno la possibilità di lasciare la propria postazione di lavoro e trovarsi comunque in uno spazio in cui si sentono al sicuro.
• Confortevoli sale conferenze. La nostra sala conferenze più grande può normalmente ospitare più di 20 persone. Al momento, consentiamo solo a un massimo di quattro persone. Nonostante ciò, è un'ottima opzione per riunioni più piccole, sessioni di brainstorming o riunioni ibride di persona e virtuali. Le sale conferenze dispongono della tecnologia per effettuare videochat efficaci con i colleghi che lavorano da casa e offrono anche servizi confortevoli come divani attorno al perimetro della sala. Ancora una volta, questo offre un’altra opzione sicura per far alzare i dipendenti dai loro posti abituali.
• Passerelle spaziose. Eravamo molto attenti al flusso del nostro spazio ufficio. Non ci sono molte zone senza uscita, quindi le persone possono spostarsi senza incontrare gli altri. Abbiamo grandi passaggi aperti, quindi i dipendenti si sentono al sicuro. Inoltre, lo spazio extra ha facilitato la creazione di aree pedonali a senso unico, in modo che le persone non si incrocino l'una accanto all'altra.

Creare un ambiente che ti faccia sentire a casa:

• Opzionalità. Sapevamo che le persone vogliono opzioni opzionali quando si tratta del loro spazio di lavoro. Non solo due opzioni, ma cinque o sei opzioni. Il nostro team ha creato un ufficio con comode sedute anche prima del COVID. Abbiamo due spazi soggiorno chiusi, tavoli alti, scrivanie, stanze telefoniche con divani, morbidi posti a sedere utilizzabili: anche il nostro bar ha tre diverse opzioni di posti a sedere. Alle persone piace lavorare da casa perché possono lavorare ovunque: sul tavolo della cucina, in ufficio, sul divano o nel letto. Parte dell'incentivazione dei tuoi dipendenti a tornare al lavoro è assicurarsi che abbiano tante, se non più opzioni per la loro area di lavoro quante ne hanno a casa.
• Arredamento. A parte le opzioni opzionali, abbiamo anche arredato il nostro ufficio pensando alla “casa”. Un designer di interni residenziali ci ha aiutato con la nostra arte in modo da poter creare un ambiente domestico che non sembri aziendale. I nostri dipendenti hanno collaborato per scegliere ogni opera d'arte sulla base di una domanda: "lo metteresti a casa tua?" Nella scelta degli elementi di design per il nostro ufficio, non abbiamo mai sacrificato le caratteristiche domestiche. Ad esempio, quando abbiamo dovuto tagliare il budget, abbiamo deciso di mantenere elementi domestici, come la parete in muschio nel bar e i pannelli geometrici in legno dietro il banco della reception. Ciò ha creato un ambiente in cui le persone vogliono alzarsi dal divano e tornare.
• Ambiente. Se fossimo stati nella nostra vecchia sede quando la pandemia ha scosso il mondo, saremmo costretti a riavere un quarto dei dipendenti rispetto a adesso. Avrei preferito lavorare da casa piuttosto che lavorare in uno spazio poco invitante; uno spazio stantio e aziendale. Tagliabiscotti. Nessuna personalità. Ci prendiamo in giro se pensiamo che i nostri dipendenti saranno contenti di tornare negli uffici con file di cubicoli, cattiva illuminazione e senza personalità.
• Energia. Solo perché sei produttivo a casa, non significa che sei ispirato, felice e impegnato. Trovarsi in uno spazio letteralmente progettato per dare energia alle persone creerà un ambiente più produttivo e stimolerà la collaborazione. Tutto questo insieme favorisce la fidelizzazione dei dipendenti. Fa sì che la tua gente voglia lavorare di più. Non otterrai quel tipo di energia a casa.

Potresti fornire gli uffici più sicuri e puliti del Paese e i tuoi dipendenti potrebbero ancora temere di tornare al lavoro quando tutto questo sarà alle nostre spalle. Dobbiamo adottare misure per garantire che i dipendenti siano felici quanto sani durante il lavoro. L'utilizzo dello spazio e la disposizione sono fattori chiave per garantire che il tuo ufficio sia sicuro e conveniente per i tuoi dipendenti, ma sono anche i dettagli più piccoli e familiari, come l'arredamento e gli optional, che incentiveranno effettivamente i tuoi dipendenti a tornare per 1 o 5 giorni. una settimana.

Fonte articolo originale: WRAL TechWire