JLL: איך עיצוב מחדש של משרד שיתופי עבד לטובתנו לאחר הקורונה

13 באוקטובר 2020

הערת העורך: קימרי אנקברנד היא מנהלת נציגות דיירים ומנהלת משרד JLL Raleigh.

מקור: JLL

ראלי - גמישות. יְעִילוּת. פוּנקצִיָה. מַטָרָה. דמיון מחודש. תַרְבּוּת. שיתוף פעולה. חדשנות. קיימות. בריאות. הוכחה עתידית.

כל אלה הם מושגים שחברות והנהגתן מבקשות להנחיל להתקדם בעולם שלאחר ה-COVID.

הם גם היו מושגים שהיו בראש מעייניו של צוות JLL Raleigh-Durham לפני שנתיים. בשנת 2018, JLL חתמה על חוזה שכירות לחלל גדול יותר, שיתופי, מלא באזורי טרקלין, חדרי ישיבות ואפשרויות ישיבה גמישות.

לאחר חודשים של בנייה, עברנו סוף סוף למשרד החדש בתחילת 2020. ואז פגעה המגיפה.

אז, שלחנו את העובדים שלנו הביתה, יחד עם שאר העולם לעתיד הנראה לעין. כיום, אנו מחזירים את העובדים בהדרגה למשרד תחת הנחיות התרחקות חברתית וזה מסתדר בצורה די חלקה הודות לגודל ולגמישות החשיבה קדימה של החלל שלנו.

העיצוב, הפריסה והניצול של המשרד החדש שלנו לא התרחשו במקרה. זה דרש תשומת לב מתחשבת לפרטים וחשיבה מחוץ לקופסה.

המטרה שלנו הייתה לאתגר את הסטטוס קוו ולדמיין מחדש את מקום העבודה כמרכז לתרבות, שיתוף פעולה, חדשנות ובסופו של דבר פרודוקטיביות.

תכננו לטווח ארוך, אז זה היה צריך להיות מוגן עתיד. עד כה, הוכח שכן.

רציתי לשתף כמה מההחלטות שעבדו לטובתנו במהלך הכניסה המחודשת, כמו גם כמה תובנות לגבי מה חברות שמעצבות מחדש ומדמיינות מחדש את מקום העבודה שלהן צריכות לקחת בחשבון כשמפתחות את האסטרטגיה שלהן לשגרה הבאה.

ניצול שטח שעובד בשבילך, לא נגדך:

30% משרדים סגורים, עמדות עבודה 70%. המשרד החדש שלנו אינו תוכנית משרדים פתוחה וכבדה. יש לנו שילוב טוב בין משרדים ותחנות עבודה. אם היינו מכוונים יותר לאסטרטגיית המשרד הפתוח 80-100% שהייתה מגמתית לפני ה-COVID, להחזיר אנשים תחת הנחיות ריחוק חברתי היה קשה.
מקום לצמיחה. שכרנו יותר שטח ממה שהיינו צריכים באותו זמן ובנינו אותו מתוך מחשבה על צמיחה עתידית. זה איפשר לנו לפזר אנשים במקום להכניס אותם ממש ליד זה כשאנחנו מחזירים אותם.
אזורי טרקלין בדלת סגורה. חשבנו מאוד על החללים האלה במהלך הבנייה שלנו. יש לנו בערך אזור טרקלין אחד לכל 1,000 רגל מרובע של שטח משרדים. אזורים אלה היו נהדרים במהלך הכניסה מחדש מכיוון שלאנשים יש אפשרות לעזוב את תחנת העבודה שלהם ועדיין להיות בחלל שבו הם מרגישים בטוחים.
חדרי ישיבות נוחים. חדר הישיבות הגדול ביותר שלנו יכול בדרך כלל להכיל מעל 20 אנשים. כרגע, אנחנו מאפשרים רק עד ארבעה אנשים. ובכל זאת, זו אפשרות מצוינת לפגישות קטנות יותר, מפגשי סיעור מוחות או פגישות היברידיות אישיות ווירטואליות. בחדרי הישיבות יש את הטכנולוגיה לשוחח ביעילות בווידאו צ'אט עמיתים העובדים מהבית ומציעים גם שירותים נוחים כמו ספות מסביב לחדר. שוב, זה מציע עוד אפשרות בטוחה להוציא עובדים מהמושבים הרגילים שלהם.
שבילים מרווחים. היינו מאוד מתחשבים לגבי הזרימה של שטחי המשרדים שלנו. אין הרבה אזורים ללא מוצא כך שאנשים יכולים להסתובב מבלי להיתקל באחרים. יש לנו שבילים פתוחים גדולים, כך שהעובדים מרגישים בטוחים. בנוסף, המרחב הנוסף הקל על יצירת אזורי הליכה חד כיוונים, כך שאנשים לא יעברו אחד ליד השני בסמיכות.

יצירת סביבה שמרגישה כמו בית:

אופציונליות. ידענו שאנשים רוצים אופציונליות בכל הנוגע לסביבת העבודה שלהם. לא רק שתי אפשרויות, אלא חמש או שש אפשרויות. הצוות שלנו יצר משרד עם אפשרויות ישיבה נוחות עוד לפני הקורונה. יש לנו שני חללי סלון סגורים, שולחנות גבוהים, שולחנות עמידה, חדרי טלפון עם ספות, מקומות ישיבה רכים שמיש - אפילו לבית הקפה שלנו יש שלוש אפשרויות ישיבה שונות. אנשים אוהבים לעבוד מהבית כי הם יכולים לעבוד בכל מקום: שולחן המטבח, המשרד, הספה או המיטה שלהם. חלק מתמריץ האנשים שלך לחזור לעבודה הוא לוודא שיש להם כמה אפשרויות, אם לא יותר, עבור אזור העבודה שלהם כמו שיש להם בבית.
תַפאוּרָה. מלבד אופציונליות, קישטנו גם את המשרד שלנו מתוך מחשבה על "בית". מעצב פנים למגורים עזר לנו באמנות שלנו כדי שנוכל ליצור סביבה ביתית שאינה מרגישה חברה. העובדים שלנו שיתפו פעולה כדי לבחור כל יצירת אמנות על סמך שאלה אחת: "האם היית מכניס את זה לבית שלך?" בזמן שבחרנו אלמנטים עיצוביים לחלל המשרדים שלנו, מעולם לא ויתרנו על תכונות כמו בית. לדוגמה, כשהיה צריך לקצץ בתקציב, בחרנו לשמור על אלמנטים ביתיים כמו קיר האזוב שלנו בבית הקפה וציפוי העץ הגיאומטרי מאחורי דלפק הקבלה שלנו. זה יצר סביבה שאנשים רוצים לקום מהספה ולחזור אליה.
אווירה. אם היינו במרחב הישן שלנו כשהמגיפה הרעידה את העולם, היינו נלחצים לקבל בחזרה רבע מהעובדים כמו שאנחנו עושים עכשיו. הייתי מעדיף לעבוד מהבית מאשר לעבוד בחלל לא מזמין; חלל שהיה מעופש ותאגיד. חותכן עוגיות. אין אישיות. אנחנו צוחקים על עצמנו אם אנחנו חושבים שאנשינו ישמחו לחזור למשרדים עם שורות של תאים, תאורה גרועה וללא אישיות.
אֵנֶרְגִיָה. זה שאתם פרודוקטיביים בבית, לא אומר שאתם מלאי השראה, שמחים ומעורבים. הימצאות בחלל שנועד ממש להמריץ את אנשיו תיצור סביבה פרודוקטיבית יותר ותניע שיתוף פעולה. כל זה ביחד מניע את נאמנות העובדים. זה גורם לאנשים שלך לרצות לעבוד קשה יותר. אתה לא הולך לקבל סוג כזה של אנרגיה בבית.

אתה יכול לספק את שטח המשרדים הבטוח והנקי ביותר בארץ ואנשיך עדיין יכולים לחשוש לחזור לעבודה כשכל זה מאחורינו. עלינו לנקוט בצעדים כדי להבטיח שהעובדים יהיו מאושרים כמו שהם בריאים בזמן העבודה. ניצול שטח ופריסה הם גורמים מרכזיים להבטחת המשרד שלך בטוח ונוח עבור האנשים שלך, אבל אלה גם הפרטים הקטנים יותר, כמו בית, כגון עיצוב ואופציונליות, שלמעשה יעודדו את העובדים שלך לחזור בכלל בין אם 1 או 5 ימים שבוע.

מקור המאמר המקורי: WRAL TechWire