JLL: Miten yhteistyöllä toteutettu toimiston uudelleensuunnittelu toimi eduksemme COVIDin jälkeen

Julkaisupäivä: lokakuu 13, 2020

Toimittajan huomautus: Kimarie Ankenbrand on vuokralaisten edustuksen ja JLL Raleighin toimiston toimitusjohtaja.

LÄHDE: JLL 

RALEIGH - Joustavuus. Tehokkuus. Toiminto. Tarkoitus. Uudelleen mielikuvitus. Kulttuuri. Yhteistyö. Innovaatio. Kestävyys. Hyvinvointi. Tulevaisuuden kestävä.

Nämä ovat kaikki konsepteja, joita yritykset ja niiden johto pyrkivät juurruttamaan eteenpäin COVIDin jälkeisessä maailmassa.

Ne olivat myös konsepteja, jotka olivat JLL Raleigh-Durham -joukkueen mieleen kaksi vuotta sitten. Vuonna 2018 JLL allekirjoitti vuokrasopimuksen suuremmasta yhteistyötilasta, joka on täynnä oleskelutiloja, kokoustiloja ja joustavia istumavaihtoehtoja.

Kuukausien rakentamisen jälkeen muutimme vihdoin uuteen toimistoon vuoden 2020 alussa. Sitten pandemia iski.

Joten lähetimme työntekijämme kotiin, yhdessä muun maailman kanssa lähitulevaisuudessa. Tänään siirrämme työntekijöitä vähitellen takaisin toimistoon sosiaalisen etäisyyden ohjeiden mukaisesti ja se sujuu melko saumattomasti tilamme koon ja eteenpäin suuntautuvan joustavuuden ansiosta.

Uuden toimistomme suunnittelu, layout ja käyttö ei ole sattumaa. Se vaati harkittua huomiota yksityiskohtiin ja out-of-the-box ajattelua.

Tavoitteenamme oli haastaa vallitseva tilanne ja kuvitella työpaikka uudelleen kulttuurin, yhteistyön, innovaatioiden ja viime kädessä tuottavuuden keskukseksi.

Suunnittelimme pitkällä aikavälillä, joten sen piti olla tulevaisuudenkestävää. Toistaiseksi se on osoittautunut niin.

Halusin jakaa joitain päätöksiä, jotka ovat toimineet meidän eduksemme palaamisen aikana, sekä näkemyksiä siitä, mitä työpaikkaansa uudistavien ja uudelleen suunnittelevien yritysten tulisi ottaa huomioon kehittäessään strategiaansa seuraavaan normaaliin.

Tilankäyttö, joka toimii sinulle, ei sinua vastaan:

• 30% suljettuja toimistoja, 70% työasemia. Uusi toimistomme ei ole raskas, avoin toimistosuunnitelma. Meillä on hyvä sekoitus toimistoja ja työasemia. Jos olisimme keskittyneet enemmän 80-100% avoimen toimiston strategiaan, joka oli trendissä ennen COVIDia, ihmisten saaminen takaisin sosiaalisen etäisyyden ohjeiden alle olisi vaikeaa.
• Kasvun tilaa. Vuokrasimme enemmän tilaa kuin silloin tarvitsimme ja rakensimme sen tulevaa kasvua ajatellen. Tämä on antanut meille mahdollisuuden levittää ihmisiä sen sijaan, että olisimme laittaneet heidät vierekkäin, kun tuomme heidät takaisin sisään.
• Suljetut oleskelutilat. Mietimme näitä tiloja hyvin rakentamisen aikana. Meillä on noin yksi oleskelutila jokaista 1000 neliömetriä toimistotilaa kohden. Nämä alueet ovat olleet mahtavia palaamisen aikana, koska ihmisillä on mahdollisuus poistua työasemaltaan ja silti olla tilassa, jossa he tuntevat olonsa turvalliseksi.
• Mukavat kokoustilat. Suurimpaan kokoushuoneeseemme mahtuu normaalisti yli 20 henkilöä. Tällä hetkellä sallimme vain neljä henkilöä. Siitä huolimatta se on loistava vaihtoehto pienempiin kokouksiin, aivoriihiin tai hybriditapaamisiin henkilökohtaisesti ja virtuaalisesti. Konferenssihuoneissa on tekniikka, joka mahdollistaa tehokkaan videokeskustelun kotona työskentelevien kollegoiden kanssa, ja ne tarjoavat myös mukavia mukavuuksia, kuten sohvat huoneen ympärillä. Jälleen tämä tarjoaa toisen turvallisen vaihtoehdon saada työntekijät pois tavallisilta työpaikoilta.
• Tilavat kävelytiet. Olimme erittäin harkitsevia toimistotilamme sujuvuudesta. Umpikuja-alueita ei ole paljon, joten ihmiset voivat matkustaa ympäriinsä joutumatta muihin. Meillä on suuret avoimet käytävät, joten työntekijät tuntevat olonsa turvalliseksi. Lisäksi lisätila helpotti yksisuuntaisten kävelyalueiden luomista, jotta ihmiset eivät kulje toistensa välittömässä läheisyydessä.

Kodin tuntuisen ympäristön luominen:

• Valinnaisuus. Tiesimme, että ihmiset haluavat valinnaisuutta työtiloihinsa. Ei vain kaksi vaihtoehtoa, vaan viisi tai kuusi vaihtoehtoa. Tiimimme loi toimiston mukavilla istumavaihtoehdoilla jo ennen COVIDia. Meillä on kaksi suljettua olohuonetilaa, korkeat pöydät, seisomapöydät, puhelinhuoneet sohvilla, käyttökelpoiset pehmeät istuimet – kahvilassammekin on kolme erilaista istumavaihtoehtoa. Ihmiset haluavat työskennellä kotona, koska he voivat työskennellä missä tahansa: keittiön pöydässä, toimistossa, sohvalla tai sängyssä. Osa ihmisten kannustamisesta palaamaan töihin on varmistaa, että heillä on työalueellaan yhtä monta, ellei enemmänkin vaihtoehtoja kuin kotona.
• Sisustus. Vaihtoehtoisuuden lisäksi sisustimme toimistomme kotia ajatellen. Asuinsisustussuunnittelija auttoi meitä taiteessamme, jotta pystyimme luomaan kodinomaisen ympäristön, joka ei tunnu yrityksenä. Työntekijämme valitsivat yhteistyössä jokaisen taideteoksen yhden kysymyksen perusteella: "laittaisitko tämän kotiisi?" Kun valitsimme toimistotiloihimme sisustuselementtejä, emme koskaan uhrannut kodinomaisia ominaisuuksia. Esimerkiksi kun budjettia jouduttiin leikkaamaan, päätimme säilyttää kodinomaiset elementit, kuten kahvilan sammalseinämme ja vastaanottotiskimme takana geometrisen puupaneloinnin. Tämä on luonut ympäristön, johon ihmiset haluavat nousta sohvalta ja palata.
• Tunnelma. Jos olisimme olleet vanhassa tilassamme, kun pandemia ravisteli maailmaa, meitä olisi painostettu saamaan neljäsosa työntekijöistä takaisin, kuten nyt. Olisin mieluummin työskennellyt kotoa käsin kuin työskennellyt tilassa, joka ei ollut kutsuva; tila, joka oli vanhentunut ja yritys. Piparimuotti. Ei persoonallisuutta. Vitsailemme itsellemme, jos uskomme, että ihmiset palaavat toimistoihin, joissa on kaappirivejä, huono valaistus ja ilman persoonallisuutta.
• Energiaa. Se, että olet tuottava kotona, ei tarkoita, että olisit inspiroitunut, onnellinen ja sitoutunut. Tila, joka on kirjaimellisesti suunniteltu virkistämään ihmisiä, luo tuottavamman ympäristön ja edistää yhteistyötä. Kaikki tämä yhdessä lisää työntekijöiden uskollisuutta. Se saa ihmiset haluavat tehdä enemmän töitä. Et tule saamaan sellaista energiaa kotona.

Voisit tarjota maan turvallisimman ja puhtaimman toimistotilan ja ihmiset voisivat vielä pelätä töihin paluuta, kun tämä kaikki on takanamme. Meidän on ryhdyttävä toimiin varmistaaksemme, että työntekijät ovat yhtä onnellisia kuin terveinä työssään. Tilankäyttö ja ulkoasu ovat avaintekijöitä, jotka varmistavat, että toimistosi on turvallinen ja mukava työntekijöillesi, mutta myös pienemmät kodinomaiset yksityiskohdat, kuten sisustus ja valinnaisuus, kannustavat työntekijöitäsi palaamaan takaisin, olipa se sitten 1 tai 5 päivää. viikko.

Alkuperäinen artikkelin lähde: WRAL TechWire