JLL: Cómo el rediseño colaborativo de una oficina funcionó a nuestro favor después de COVID

octubre 13, 2020

Nota del editor: Kimarie Ankenbrand es directora general de Representación de Inquilinos y líder de la oficina de JLL Raleigh.

FUENTE: JLL

RALEIGH — Flexibilidad. Eficiencia. Función. Objetivo. Reimaginación. Cultura. Colaboración. Innovación. Sostenibilidad. Bienestar. Prueba del futuro.

Todos estos son conceptos que las empresas y sus líderes buscan inculcar para avanzar en un mundo post-COVID.

También eran conceptos que estaban en la mente del equipo JLL Raleigh-Durham hace dos años. En 2018, JLL firmó un contrato de arrendamiento para un espacio más grande y colaborativo lleno de áreas de descanso, salas de reuniones y opciones flexibles de asientos.

Después de meses de construcción, finalmente nos mudamos a la nueva oficina a principios de 2020. Entonces llegó la pandemia.

Entonces, enviamos a nuestros empleados a casa, junto con el resto del mundo en el futuro previsible. Hoy en día, estamos haciendo que los empleados regresen gradualmente a la oficina bajo pautas de distanciamiento social y está funcionando sin problemas gracias al tamaño y la flexibilidad con visión de futuro de nuestro espacio.

El diseño, distribución y utilización de nuestra nueva oficina no fue casualidad. Requería una cuidadosa atención a los detalles y un pensamiento innovador.

Nuestro objetivo era desafiar el status quo y reimaginar el lugar de trabajo como un centro de cultura, colaboración, innovación y, en última instancia, productividad.

Planeamos a largo plazo, por lo que tenía que estar preparado para el futuro. Hasta ahora ha demostrado ser así.

Quería compartir algunas de las decisiones que funcionaron a nuestro favor durante el reingreso, así como algunas ideas sobre lo que las empresas que rediseñan y reinventan su lugar de trabajo deberían considerar al desarrollar su estrategia para la próxima normalidad.

Utilización del espacio que funciona a su favor, no en su contra:

Oficinas cerradas 30%, estaciones de trabajo 70%. Nuestra nueva oficina no es un plan de oficina abierto y pesado. Tenemos una buena combinación entre oficinas y estaciones de trabajo. Si nos hubiéramos orientado más hacia la estrategia de oficina abierta 80-100% que era tendencia antes de COVID, sería difícil hacer que la gente volviera a cumplir con las pautas de distanciamiento social.
Espacio para el crecimiento. Alquilamos más espacio del que necesitábamos en ese momento y lo construimos pensando en el crecimiento futuro. Esto nos ha permitido dispersar a las personas en lugar de tenerlas apretujadas una al lado de la otra cuando las traemos de regreso.
Salas de estar a puertas cerradas. Pensamos mucho en estos espacios durante nuestra construcción. Contamos con aproximadamente una sala de estar por cada 1000 pies cuadrados de espacio de oficina. Estas áreas han sido excelentes durante el reingreso porque las personas tienen la opción de abandonar su estación de trabajo y aún estar en un espacio en el que se sienten seguros.
Cómodas salas de conferencias. Nuestra sala de conferencias más grande normalmente tiene capacidad para más de 20 personas. En este momento, solo permitimos hasta cuatro personas. Aún así, es una excelente opción para reuniones más pequeñas, sesiones de lluvia de ideas o reuniones híbridas presenciales y virtuales. Las salas de conferencias cuentan con la tecnología para realizar videollamadas efectivas con colegas que trabajan desde casa y también ofrecen comodidades cómodas como sofás alrededor del perímetro de la sala. Nuevamente, esto ofrece otra opción segura para sacar a los empleados de sus asientos habituales.
Amplios pasillos. Pensamos mucho en el flujo de nuestro espacio de oficina. No hay muchas áreas sin salida, por lo que las personas pueden viajar sin toparse con otros. Contamos con grandes pasillos abiertos para que los empleados se sientan seguros. Además, el espacio adicional facilitó la creación de áreas para caminar en un solo sentido, para que las personas no se crucen entre sí muy cerca.

Creando un ambiente que te hace sentir como en casa:

Opcionalidad. Sabíamos que la gente quiere opciones en lo que respecta a su espacio de trabajo. No sólo dos opciones, sino cinco o seis opciones. Nuestro equipo creó una oficina con cómodas opciones de asientos incluso antes de COVID. Contamos con dos salas de estar cerradas, mesas altas, escritorios de pie, salas telefónicas con sofás, asientos suaves y utilizables; incluso nuestra cafetería tiene tres opciones de asientos diferentes. A la gente le gusta trabajar desde casa porque pueden hacerlo en cualquier lugar: la mesa de la cocina, la oficina, el sofá o la cama. Parte de incentivar a su gente para que regrese al trabajo es asegurarse de que tengan tantas, si no más, opciones para su área de trabajo como las que tienen en casa.
Decoración. Aparte de la opcionalidad, también decoramos nuestra oficina pensando en el "hogar". Un diseñador de interiores residencial nos ayudó con nuestro arte para que pudiéramos crear un ambiente hogareño que no pareciera corporativo. Nuestros empleados colaboraron para elegir cada obra de arte basándose en una pregunta: "¿Pondrías esto en tu casa?" Al elegir elementos de diseño para nuestro espacio de oficina, nunca sacrificamos características hogareñas. Por ejemplo, cuando hubo que recortar el presupuesto, optamos por conservar elementos hogareños como la pared de musgo de la cafetería y los paneles geométricos de madera detrás del mostrador de recepción. Esto ha creado un entorno en el que la gente quiere levantarse del sofá y volver.
Ambiente. Si hubiéramos estado en nuestro antiguo espacio cuando la pandemia sacudió al mundo, nos veríamos presionados a recuperar una cuarta parte de los empleados que tenemos ahora. Preferiría trabajar desde casa que trabajar en un espacio que no fuera atractivo; un espacio que era rancio y corporativo. Cortador de galletas. Sin personalidad. Nos engañamos si pensamos que nuestra gente estará contenta de volver a oficinas con hileras de cubículos, mala iluminación y sin personalidad.
Energía. El hecho de que sea productivo en casa no significa que esté inspirado, feliz y comprometido. Estar en un espacio que está literalmente diseñado para energizar a su gente creará un entorno más productivo e impulsará la colaboración. Todo esto en conjunto impulsa la lealtad de los empleados. Hace que su gente quiera trabajar más duro. No obtendrás ese tipo de energía en casa.

Podría proporcionar el espacio de oficina más seguro y limpio del país y su gente aún podría temer volver a trabajar cuando todo esto haya quedado atrás. Debemos tomar medidas para garantizar que los empleados estén tan felices como saludables en el trabajo. La utilización y el diseño del espacio son factores clave para garantizar que su oficina sea segura y conveniente para su gente, pero también son los detalles más pequeños y hogareños, como la decoración y las opciones, los que realmente incentivarán a sus empleados a regresar, ya sea dentro de 1 o 5 días. una semana.

Fuente del artículo original: WRAL TechWire