JLL: Hvordan et redesign af et samarbejdende kontor fungerede til vores fordel efter COVID

Udgivelsesdato: 13. oktober 2020

Redaktørens note: Kimarie Ankenbrand er administrerende direktør for lejerrepræsentation og leder af JLL Raleigh Office.

KILDE: JLL 

RALEIGH — Fleksibilitet. Effektivitet. Fungere. Formål. Reimagination. Kultur. Samarbejde. Innovation. Bæredygtighed. Wellness. Fremtidssikret.

Disse er alle koncepter, som virksomheder og deres lederskab søger at indgyde fremad i en post-COVID-verden.

Det var også koncepter, der var top of mind for JLL Raleigh-Durham-holdet for to år siden. I 2018 underskrev JLL en lejekontrakt om et større, mere samarbejdende rum fyldt med loungeområder, mødelokaler og fleksible siddemuligheder.

Efter måneders opbygning flyttede vi endelig ind i det nye kontor i begyndelsen af 2020. Så ramte pandemien.

Så vi sendte vores medarbejdere hjem sammen med resten af verden i en overskuelig fremtid. I dag er vi langsomt ved at fase medarbejderne tilbage til kontoret under retningslinjer for social distancering, og det fungerer temmelig problemfrit takket være størrelsen og den fremadrettede fleksibilitet af vores plads.

Designet, indretningen og udnyttelsen af vores nye kontor skete ikke tilfældigt. Det krævede tankevækkende opmærksomhed på detaljer og out-of-the-box tænkning.

Vores mål var at udfordre status quo og genskabe arbejdspladsen som et knudepunkt for kultur, samarbejde, innovation og i sidste ende produktivitet.

Vi planlagde på lang sigt, så det skulle være fremtidssikret. Det har det indtil videre vist sig at være.

Jeg ønskede at dele nogle af de beslutninger, der virkede til vores fordel under genindtræden, samt nogle indsigter i, hvad virksomheder, der redesigner og redesigner deres arbejdsplads, bør overveje, når de udvikler deres strategi for det næste normale.

Pladsudnyttelse, der virker for dig, ikke imod dig:

• 30% lukkede kontorer, 70% arbejdsstationer. Vores nye kontor er ikke en tung, åben kontorplan. Vi har en god blanding mellem kontorer og arbejdsstationer. Hvis vi havde rettet os mere mod 80-100% open office-strategien, der var trending før COVID, ville det være svært at bringe folk tilbage under retningslinjerne for social distancering.
• Plads til vækst. Vi lejede mere plads, end vi havde brug for dengang, og byggede den ud med fremtidig vækst for øje. Dette har givet os mulighed for at sprede folk ud i stedet for at have dem klemt ind lige ved siden af hinanden, når vi bringer dem ind igen.
• Lukket dør lounge områder. Vi var meget betænksomme over disse rum under vores opbygning. Vi har omkring et loungeområde for hver 1.000 kvadratmeter kontorplads. Disse områder har været fantastiske under genindtræden, fordi folk har mulighed for at forlade deres arbejdsstation og stadig være i et rum, de føler sig trygge i.
• Komfortable konferencelokaler. Vores største mødelokale kan normalt rumme over 20 personer. Lige nu tillader vi kun op til fire personer. Alligevel er det en fantastisk mulighed for mindre møder, brainstormsessioner eller hybride personlige og virtuelle møder. Konferencelokalerne har teknologien til effektivt at videochatte kolleger, der arbejder hjemmefra, og tilbyder også komfortable bekvemmeligheder såsom sofaer rundt om rummet. Igen giver dette en anden sikker mulighed for at få medarbejdere ud af deres almindelige pladser.
• Rummelige gangstier. Vi var meget betænksomme over strømmen af vores kontorlokaler. Der er ikke mange blindgyder, så folk er i stand til at rejse rundt uden at løbe ind i andre. Vi har store åbne gangbroer, så medarbejderne føler sig trygge. Derudover gjorde den ekstra plads det nemt at skabe ensrettede gåområder, så folk ikke kommer forbi hinanden i umiddelbar nærhed.

Skab et miljø, der føles som hjemme:

• Valgfrihed. Vi vidste, at folk ønsker valgfrihed, når det kommer til deres arbejdsplads. Ikke bare to muligheder, men fem eller seks muligheder. Vores team skabte et kontor med komfortable siddemuligheder allerede før COVID. Vi har to lukkede stuer, højborde, ståborde, telefonrum med sofaer, brugbare bløde siddepladser - selv vores café har tre forskellige siddemuligheder. Folk kan lide at arbejde hjemmefra, fordi de kan arbejde hvor som helst: deres køkkenbord, kontor, sofa eller seng. En del af at motivere dine medarbejdere til at komme tilbage på arbejde er at sikre, at de har lige så mange, hvis ikke flere muligheder for deres arbejdsområde, som de har derhjemme.
• Indretning. Udover valgfrihed indrettede vi også vores kontor med "hjem" i tankerne. En boligindretningsarkitekt hjalp os med vores kunst, så vi kunne skabe et hjemlignende miljø, der ikke føles fælles. Vores medarbejdere samarbejdede om at vælge hvert kunstværk ud fra ét spørgsmål: "ville du sætte dette i dit hjem?" Mens vi valgte designelementer til vores kontorlokaler, ofrede vi aldrig hjemmelignende funktioner. For eksempel, da budgettet skulle skæres, valgte vi at beholde hjemmelignende elementer som vores mosvæg i caféen og den geometriske træbeklædning bag vores reception. Dette har skabt et miljø, som folk gerne vil op af sofaen og vende tilbage til.
• Stemning. Hvis vi havde været på vores gamle område, da pandemien rystede verden, ville vi være presset til at have en fjerdedel af medarbejderne tilbage, som vi gør nu. Jeg ville hellere have arbejdet hjemmefra end at arbejde i et rum, der ikke var indbydende; et rum, der var forældet og corporate. Kageskærer. Ingen personlighed. Vi laver sjov, hvis vi tror, at vores folk vil blive glade for at vende tilbage til kontorer med rækker af aflukker, dårlig belysning og uden personlighed.
• Energi. Bare fordi du er produktiv derhjemme, betyder det ikke, at du er inspireret, glad og engageret. At være i et rum, der bogstaveligt talt er designet til at give energi til dets folk, vil skabe et mere produktivt miljø og fremme samarbejde. Alt dette tilsammen fremmer medarbejdernes loyalitet. Det giver dine folk lyst til at arbejde hårdere. Du kommer ikke til at få den slags energi derhjemme.

Du kan tilbyde landets sikreste og reneste kontorlokaler, og dine folk kan stadig frygte at komme tilbage på arbejde, når alt dette er bag os. Vi skal tage skridt til at sikre, at medarbejderne er lige så glade, som de er sunde, mens de er på arbejde. Pladsudnyttelse og indretning er nøglefaktorer for at sikre, at dit kontor er sikkert og bekvemt for dine medarbejdere, men det er også de mindre, hjemmelignende detaljer såsom indretning og valgfrihed, der faktisk vil tilskynde dine medarbejdere til overhovedet at komme tilbage om 1 eller 5 dage en uge.

Original artikelkilde: WRAL TechWire